Envoi d'emails
Configuration des emails automatiques dans Pennylane
Envoi automatique des factures et devis par email
Lorsque vous activez l'envoi automatique par email dans les paramètres du connecteur, nous utilisons les modèles d'email par défaut configurés dans votre compte Pennylane.
Fonctionnement
- Modèles utilisés : Nous utilisons vos modèles de facture et de devis par défaut déjà configurés dans Pennylane.
- Langue du client : En fonction de la langue de facturation du client, nous sélectionnons automatiquement soit le modèle français par défaut, soit le modèle anglais par défaut.
Destinataires
Les factures sont envoyées aux adresses e-mail de la fiche client Pennylane : par défaut, celle de l'acheteur.
Vos clients professionnels vous donnent une adresse dédiée à la réception des factures, comme celle de leur service comptable ? Stockez-la dans un métachamp ou une metadata de votre boutique, puis indiquez sa clé dans l'onglet Clients du connecteur : carte Recherche par metadata, champ E-mail de facturation via metadata (offre Growth et supérieures). Séparez plusieurs adresses par des virgules.
- Pour un nouveau client, ces adresses sont placées avant l'e-mail de l'acheteur : tous reçoivent les factures.
- Pour un client existant, une adresse absente de sa fiche Pennylane y est ajoutée, sans retirer les adresses déjà présentes. Avec un mode de synchronisation des clients qui met à jour (« Créer et mettre à jour » ou « Mise à jour uniquement »), les adresses de la fiche sont remplacées de la même façon lorsqu'elles diffèrent.
- Ce mode s'applique à la synchronisation des clients comme aux conversions de commandes : il reprend aussi de votre boutique le nom, le téléphone, les notes, la référence, le numéro de TVA et le SIREN de la fiche lorsqu'ils diffèrent, sans jamais effacer une valeur. Les adresses postales suivent le réglage Gestion des adresses client. En « Création uniquement », seuls le numéro de TVA et le SIREN manquants sont complétés.
Ce réglage est disponible pour les boutiques Shopify, WooCommerce, PrestaShop, Wix et Stripe.
Configuration des modèles
Pour personnaliser le contenu des emails envoyés :
- Connectez-vous à votre compte Pennylane
- Allez dans Paramètres > Facturation clients > Emails
- Modifiez les modèles par défaut selon vos besoins
Bon à savoir : Vous pouvez personnaliser le sujet et le corps de l'email, ainsi qu'ajouter des variables dynamiques comme le nom du client, le numéro de facture, etc.
Types de documents concernés
L'envoi automatique par email peut être configuré pour :
- Factures : Envoyées automatiquement après validation
- Devis : Envoyés automatiquement après création (si configuré)
Important : L'envoi par email n'est possible que pour les documents validés/finalisés. Les brouillons ne peuvent pas être envoyés par email.
Crédits
Chaque facture envoyée par email consomme 1 crédit. Seuls les envois réussis sont décomptés. Voir Comprendre les crédits pour le détail de ce qui consomme des crédits.
Facturation électronique : une facture éligible à la facturation électronique ne peut plus être transmise à la plateforme agréée (PA) une fois envoyée par email. Activez la transmission à la PA : elle a lieu avant l'envoi par email.