Règlements et réconciliation bancaire
Comment Order Invoicer gère le statut de paiement des factures et la réconciliation des versements (payouts) dans Pennylane
Statut de paiement des factures
Le mode de synchronisation des paiements du flux Factures détermine ce qui est reporté sur la facture Pennylane :
- Marquer comme payé : la facture est marquée payée dès que la commande est payée dans votre boutique.
- Faciliter le rapprochement bancaire : la référence du paiement est transmise (voir ci-dessous) et Pennylane rapproche la facture de sa transaction, puis la marque payée lui-même. Order Invoicer ne la marque pas payée.
- Ne pas synchroniser : rien n'est transmis.
Dans tous les cas, seules les factures finalisées (statut « Définitive ») sont concernées.
Référence de transaction
En mode Faciliter le rapprochement bancaire, Order Invoicer renseigne le champ référence de transaction de la facture Pennylane avec l'identifiant de transaction du paiement de la commande :
- Paiement Stripe (
pi_…,ch_…) : Pennylane rapproche la facture de la transaction Stripe correspondante. - Autre identifiant (PayPal, prestataire de paiement…) : Pennylane rapproche la facture de la transaction bancaire dont le libellé contient cet identifiant.
Une fois la facture rapprochée, Pennylane la marque payée.
Le rapprochement par libellé ne fonctionne que si l'identifiant apparaît dans le libellé de la transaction reçue. Un virement bancaire saisi comme paiement manuel dans votre boutique n'a pas d'identifiant de transaction : rapprochez-le dans Pennylane. Un versement Shopify Payments regroupe plusieurs commandes : utilisez la réconciliation des versements ci-dessous.
Versements Shopify Payments (payouts)
Order Invoicer synchronise les versements Shopify Payments ainsi que leur détail ligne à ligne :
- Ventes (montant brut, frais, net)
- Remboursements
- Frais et ajustements
- Réserves de fonds
La synchronisation des versements nécessite d'avoir autorisé l'accès Shopify Payments lors de l'installation de l'application.
Réconciliation automatique avec Pennylane
Order Invoicer rapproche les versements Shopify Payments de vos factures Pennylane, quel que soit le mode de synchronisation des paiements :
Choisissez le compte bancaire Pennylane
Sélectionnez le compte bancaire Pennylane sur lequel le versement est reçu. Il est présélectionné lorsqu'Order Invoicer peut le déduire du versement.
Association de la transaction bancaire
Une fois toutes les factures et tous les avoirs du versement finalisés, Order Invoicer recherche sur ce compte la transaction Pennylane correspondant au montant net du versement, à 7 jours près. Aucune transaction n'est créée : tant que le virement n'est pas arrivé dans Pennylane, la recherche est relancée chaque nuit.
Lettrage des factures
Depuis la page du versement, lancez le rapprochement : chaque facture et chaque avoir du versement est rapproché de cette transaction dans Pennylane. Le rapprochement est visible directement dans Pennylane sur la facture et sur la transaction.
Les frais Shopify (commissions de paiement) sont synchronisés et visibles dans Order Invoicer sur le détail de chaque versement, mais ils ne sont pas comptabilisés automatiquement dans Pennylane. Leur écriture comptable reste à la charge de votre expert-comptable.