WooCommerce für Sellsy

Unterstützte Workflows

Bestellungen zu Rechnungen

Jede Bestellung wird automatisch in eine Rechnung umgewandelt.

Bestellungen zu Angeboten

Wandeln Sie Ihre Bestellungen in Angebote um – mit Entwurf, Freigabe und Signatur.

Bestellungen zu Aufträgen

Erstellen Sie zu jeder Shop-Bestellung einen Auftragsbeleg.

Lieferscheine

Erstellen Sie zu jeder Bestellung einen Lieferschein.

Rückerstattungen zu Gutschriften

Rückerstattungen erzeugen automatisch eine mit der ursprünglichen Rechnung verknüpfte Gutschrift.

Kundensynchronisierung

Kunden werden automatisch anhand der E-Mail-Adresse erstellt oder abgeglichen.

Produktsynchronisierung

Produkte werden anhand der Referenz mit Ihrem Katalog abgeglichen und bei Bedarf angelegt.

Zahlungssynchronisierung

In Ihrem Shop vereinnahmte Zahlungen werden auf dem Beleg erfasst.

Rechnungen per E-Mail

Senden Sie finalisierte Rechnungen automatisch per E-Mail an Ihre Kunden.

Bestandsaktualisierungen

Halten Sie die Lagerbestände zwischen Ihrem Shop und Ihrer Rechnungssoftware synchron.

Diese Integration ermöglicht es Ihnen, Ihre WooCommerce-Bestellungen automatisch mit Sellsy zu synchronisieren und Ihre E-Commerce-Bestellungen je nach Bedarf in Rechnungen, Angebote, Bestellungen oder Lieferscheine umzuwandeln.

Hauptfunktionen

Echtzeit-Synchronisierung: Neue Bestellungen werden sofort abgerufen
Intelligenter Abgleich: Bestehende Kunden und Produkte werden automatisch verknüpft
Steuerverwaltung: Die Steuerinformationen von WooCommerce bleiben erhalten
Konfigurierbare Workflows: Wählen Sie, welche Dokumenttypen in Sellsy erstellt werden sollen
Multi-Store-Unterstützung: Kompatibel mit mehreren WooCommerce-Konfigurationen

Installation

Registrieren und anmelden

Erstellen Sie Ihr Konto bei Order Invoicer
Melden Sie sich in Ihrem Kundenbereich an

Hinweis: Die Registrierung ist kostenlos und ermöglicht es Ihnen, die Integration zu testen.

Einen neuen Konnektor erstellen

Klicken Sie in Ihrem Dashboard auf „Konnektor hinzufügen"
Wählen Sie „WooCommerce" als E-Commerce-Plattform
Wählen Sie „Sellsy" als Rechnungssoftware
Klicken Sie auf „Konnektor erstellen"

Wichtig: Dieser Schritt legt die Grundlage Ihrer Integration fest. Sie können die Einstellungen später ändern.

WooCommerce konfigurieren

Ihre Shop-URL: Geben Sie die vollständige URL Ihres WooCommerce-Shops ein (z. B. https://your-store.com)
Consumer Key: Geben Sie den in WooCommerce generierten Consumer Key ein
Consumer Secret: Geben Sie das in WooCommerce generierte Consumer Secret ein
Klicken Sie auf „Verbindung testen", um den Zugriff zu überprüfen
Klicken Sie auf „Speichern", um die Konfiguration zu bestätigen

Überprüfung: Stellen Sie sicher, dass die URL mit Ihrer Domain endet (ohne abschließenden /).

Sellsy konfigurieren

Es wird dringend empfohlen, dass der Benutzer, der diesen Schritt konfiguriert, ein Administrator des Sellsy-Kontos ist, damit er automatisch über alle vom Konnektor benötigten Berechtigungen verfügt.

Stellen Sie andernfalls bitte sicher, dass das Berechtigungsprofil des Mitarbeiters mindestens über die folgenden Berechtigungen verfügt:

Kunden / Sichtbarkeitsstufe für Kunden: Alle
Kunden / Kunden erstellen
Kontakte / Sichtbarkeitsstufe für Kontakte: Alle
Kontakte / Kontakte erstellen
Rechnungsstellung / Zugriff auf das Rechnungsstellungsmodul
Rechnungsstellung / Sichtbarkeitsstufe für Rechnungen: Alle
Rechnungsstellung / Rechnungen erstellen
Rechnungsstellung / Rechnungen validieren
Rechnungsstellung / Sichtbarkeitsstufe für Gutschriften: Alle
Rechnungsstellung / Gutschriften erstellen
Rechnungsstellung / Gutschriften validieren
Rechnungsstellung / Sichtbarkeitsstufe für Bestellungen: Alle
Rechnungsstellung / Bestellungen erstellen
Rechnungsstellung / Erstellen von Bestellungen für einen Kunden mit einer überfälligen Rechnung erlauben
Rechnungsstellung / Sichtbarkeitsstufe für Vorlagen: Alle
Rechnungsstellung / Hinzufügen einfacher Zeilen zu Dokumenten erlauben
Katalog / Produkte und Dienstleistungen erstellen
Katalog / Produkte und Dienstleistungen bearbeiten
Katalog / Varianten verwalten

Berechtigungsprofile in Sellsy anzeigen

Klicken Sie auf „Connect Sellsy" und akzeptieren Sie die Berechtigungen.

Hinweis: Die Sellsy-Konfiguration ist für alle E-Commerce-Plattformen identisch.

Ihre Workflows aktivieren

Sobald die Sellsy-App installiert ist, werden Sie automatisch zu diesem Schritt weitergeleitet.

Achten Sie auf das Startdatum Ihrer Flows (standardmäßig das Datum, an dem der Konnektor konfiguriert wird).

Wir empfehlen, während der Testphase „Entwürfe" statt finalisierter Rechnungen zu generieren.

Sie können konfigurieren:

Den Dokumentinhaber (standardmäßig der Benutzer, der Sellsy konfiguriert hat)
Eine Dokumentvorlage
Eine Preiskategorie

Fehlt Ihnen eine Einstellung, die Sie für wesentlich halten? Bitte kontaktieren Sie uns per E-Mail unter contact@orderinvoicer.com.

Sie müssen mindestens einen Flow aktivieren, um zum nächsten Schritt überzugehen.

Empfohlene Workflows für WooCommerce

Workflow 1 - Rechnungserstellung (Empfohlen)

Wandelt Bestellungen automatisch in Sellsy-Rechnungen um
Konfigurierbare Auslösung basierend auf dem Bestellstatus
Automatischer Versand der Rechnungen per E-Mail

Workflow 2 - Bestellungserstellung

Überträgt Bestellungen als Bestellungen an Sellsy
Nützlich für Lagerverwaltung und Vorbereitung

Workflow 3 - Angebotserstellung

Wandelt Bestellungen in Sellsy-Angebote um
Ideal für Bestellungen, die noch bestätigt werden müssen

Workflow 7 - Lieferscheinerstellung

Erstellt automatisch Lieferscheine
Perfekt für Logistik und Versand

Ihr Abonnement aktivieren

Kontaktieren Sie vorerst bitte contact@orderinvoicer.com, um Ihr Abonnement zu aktivieren.

Hinweis: Wir bieten verschiedene, auf Ihr Bestellvolumen zugeschnittene Tarife an.

Die Umwandlung Ihrer Bestellungen überprüfen

Umwandlungen werden sofort durchgeführt (höchstens einige Minuten Wartezeit).

Automatischer Abgleich

Kunden

Bereits in Sellsy vorhandene Kunden werden automatisch per E-Mail abgeglichen
Neue Kunden werden automatisch in Sellsy angelegt
Kontaktinformationen bleiben erhalten

Produkte

Bereits in Sellsy vorhandene Produkte werden automatisch per Referenz (Sellsy) und SKU (WooCommerce) abgeglichen
Neue Produkte werden automatisch in Sellsy angelegt
Preis- und Bestandsinformationen werden synchronisiert
Wichtig: Die SKU muss mindestens 2 Zeichen enthalten, um synchronisiert zu werden

Steuern

Steuerinformationen werden aus WooCommerce abgerufen
Bitte stellen Sie sicher, dass sie in WooCommerce korrekt konfiguriert sind
Die Mehrwertsteuersätze bleiben in Sellsy erhalten

Wenn Sie das Plugin WooCommerce Price Based on Country verwenden, deaktivieren Sie die Option „Round to nearest" in den Einstellungen der Preiszone. Diese Option führt zu Betragsabweichungen zwischen WooCommerce- und Sellsy-Rechnungen. Weitere Einzelheiten finden Sie in der WooCommerce-Installationsdokumentation.

Neue Bestellungen: Sofort (Webhook)
Aktualisierungen: Alle 5 Minuten
Manuelle Synchronisierung: Über das Dashboard verfügbar

Fehlerbehandlung

Fehlerhafte Bestellungen werden im Dashboard markiert
Erneute Umwandlungsversuche erfolgen automatisch
Fehlerprotokolle stehen zur Diagnose zur Verfügung

Workflow-Anpassung

Auslösebedingungen

Sie können konfigurieren, wann jeder Workflow ausgelöst werden soll:

Bestellung bestätigt: Sobald die Bestellung bestätigt ist
Bestellung bezahlt: Nach Zahlungseingang
Bestellung versendet: Nach Aktualisierung des Versandstatus
Bestellung abgeschlossen: Sobald die Bestellung finalisiert ist

Statuszuordnung

Konfigurieren Sie die Zuordnung zwischen WooCommerce- und Sellsy-Status:

WooCommerce → Sellsy
Ausstehend → Entwurf
Versendet → Versendet
Abgeschlossen → Finalisiert

Multi-Store-Konfiguration

Wenn Sie WooCommerce im Multi-Store-Modus verwenden:

Erstellen Sie einen Konnektor pro Shop: Jeder Shop benötigt seine eigene Konfiguration
Separate API-Schlüssel: Verwenden Sie für jeden Shop unterschiedliche API-Schlüssel
Benutzerdefinierte Workflows: Passen Sie die Workflows an die Bedürfnisse jedes Shops an

Integration mit Plugins

Zahlungs-Plugins

Order Invoicer ist mit den wichtigsten WooCommerce-Zahlungs-Plugins kompatibel:

Stripe
PayPal
Square
Und viele mehr...

Versand-Plugins

Versandinformationen bleiben erhalten
Versandkosten sind in den Rechnungen enthalten
Versandmethoden werden synchronisiert

Fehlerbehebung

Häufige Probleme

Die Synchronisierung funktioniert nicht

Prüfen Sie, ob die API-Schlüssel korrekt sind
Stellen Sie sicher, dass WooCommerce aktiv ist
Überprüfen Sie die Berechtigungen des API-Benutzers

Kunden werden nicht abgeglichen

Prüfen Sie, ob die E-Mails zwischen WooCommerce und Sellsy übereinstimmen
Stellen Sie sicher, dass die Kunden in Sellsy vorhanden sind
Prüfen Sie die Groß-/Kleinschreibung der E-Mails

Produkte werden nicht abgeglichen

Prüfen Sie, ob die Referenzen/SKUs übereinstimmen
Stellen Sie sicher, dass die Produkte in Sellsy vorhanden sind
Überprüfen Sie die Referenzkonfiguration

Steuerfehler

Überprüfen Sie die Steuerkonfiguration in WooCommerce
Stellen Sie sicher, dass die Mehrwertsteuersätze korrekt sind
Überprüfen Sie die Konfiguration der Steuerregeln

Webhooks funktionieren nicht

Prüfen Sie, ob die WordPress-Permalinks konfiguriert sind
Deaktivieren Sie vorübergehend Sicherheits-Plugins
Überprüfen Sie die Konfiguration des Webservers
Siehe die spezielle Seite WooCommerce- und Sellsy-Webhooks (Status in der App, leeres Protokoll, Sellsy)

Protokolle und Diagnose

Auf die Protokolle zugreifen

Gehen Sie in Ihrem Dashboard zu „Einstellungen"
Klicken Sie auf „Protokolle"
Überprüfen Sie die Fehler und Warnungen

Diagnoseinformationen

Letzte Synchronisierung: Zeitpunkt des letzten Abrufs
Ausstehende Bestellungen: Anzahl der in Bearbeitung befindlichen Bestellungen
Aktuelle Fehler: Details zu den neuesten Fehlern
Webhook-Status: Zustand der WooCommerce-Webhooks

Bewährte Vorgehensweisen

Datenvorbereitung

Vor der ersten Synchronisierung

Prüfen Sie, ob Ihre Sellsy-Kunden gültige E-Mails haben
Stellen Sie sicher, dass Ihre Sellsy-Produkte eindeutige Referenzen haben
Überprüfen Sie die Steuerkonfiguration

Laufende Wartung

Überwachen Sie regelmäßig die Fehlerprotokolle
Prüfen Sie die Qualität der synchronisierten Daten
Testen Sie die Workflows nach Aktualisierungen

Leistung

WooCommerce-Optimierung

Halten Sie Ihr WordPress und WooCommerce auf dem neuesten Stand
Optimieren Sie Ihre WordPress-Datenbank
Verwenden Sie einen Cache, um die Leistung zu verbessern

Sellsy-Optimierung

Organisieren Sie Ihre Produkte mit klaren Referenzen
Halten Sie Ihre Kunden auf dem neuesten Stand
Verwenden Sie Dokumentvorlagen zur Standardisierung

Sicherheit

Verwaltung der API-Schlüssel

Ändern Sie Ihre API-Schlüssel regelmäßig
Verwenden Sie klare Beschreibungen für Ihre Schlüssel
Deaktivieren Sie ungenutzte Schlüssel
Überwachen Sie die Nutzung Ihrer API-Schlüssel

HTTPS-Konfiguration

Verwenden Sie HTTPS für die gesamte Kommunikation
Prüfen Sie, ob Ihr SSL-Zertifikat gültig ist
Konfigurieren Sie HTTPS-Weiterleitungen korrekt

Support

Hilfsressourcen

Dokumentation: Konsultieren Sie diese Dokumentation bei häufigen Fragen
Technischer Support: Kontaktieren Sie contact@orderinvoicer.com für Unterstützung
Community: Treten Sie unserer Nutzer-Community bei

Kontakt

E-Mail: contact@orderinvoicer.com
Antwort: Innerhalb von 24 Stunden an Werktagen
Notfälle: Prioritärer Support für aktive Kunden

Bestell-Metadaten

Order Invoicer fügt Ihren WooCommerce-Bestellungen automatisch Metadaten hinzu, um die Nachverfolgbarkeit mit Sellsy zu gewährleisten.

Hinzugefügte Metadaten

Jede verarbeitete Bestellung erhält meta_data mit den URLs der in Sellsy generierten Dokumente:

orderinvoicer.invoice_url - URL der Sellsy-Rechnung
orderinvoicer.order_url - URL der Sellsy-Bestellung
orderinvoicer.estimate_url - URL des Sellsy-Angebots
orderinvoicer.creditnote_url - URL der Sellsy-Gutschrift
orderinvoicer.delivery_url - URL des Sellsy-Lieferscheins
orderinvoicer.proforma_url - URL des Sellsy-Proforma-Dokuments

Auf die Metadaten zugreifen

In der WordPress-Oberfläche:

Gehen Sie zu WooCommerce > Bestellungen
Klicken Sie auf eine verarbeitete Bestellung
Im Tab Custom Fields sehen Sie die Order-Invoicer-Metadaten

Über die REST-API:

GET /wp-json/wc/v3/orders/{id}

Über PHP:

$order = wc_get_order($order_id);
$invoice_url = $order->get_meta('orderinvoicer.invoice_url');

Mehr erfahren: Weitere Einzelheiten finden Sie in unserer vollständigen Dokumentation zu Metadaten.

Konfiguration

Sie können die Konnektoreinstellungen jederzeit über Ihr Order-Invoicer-Dashboard ändern.

Hinweis: Konfigurationsänderungen werden für neue Bestellungen sofort angewendet.