Invio delle email
Configurare le email automatiche in Pennylane
Invio automatico di fatture e preventivi via email
Quando attiva l'invio automatico delle email nelle impostazioni del connettore, utilizziamo i modelli di email predefiniti configurati nel suo account Pennylane.
Come funziona
- Modelli utilizzati: utilizziamo i suoi modelli predefiniti di fattura e preventivo già configurati in Pennylane.
- Lingua del cliente: in base alla lingua di fatturazione del cliente, selezioniamo automaticamente il modello predefinito in francese o quello in inglese.
Destinatari
Le fatture vengono inviate agli indirizzi e-mail della scheda cliente Pennylane: per impostazione predefinita, quello dell'acquirente.
I Suoi clienti professionali Le forniscono un indirizzo dedicato alla ricezione delle fatture, come quello del loro ufficio contabilità? Lo memorizzi in un metacampo o nei metadati del Suo negozio, quindi indichi la sua chiave nella scheda Clienti del connettore: riquadro Ricerca tramite metadati, campo E-mail di fatturazione tramite metadati (piano Growth e superiori). Separi più indirizzi con delle virgole.
- Per un nuovo cliente, questi indirizzi vengono inseriti prima dell'e-mail dell'acquirente: tutti ricevono le fatture.
- Per un cliente esistente, un indirizzo assente dalla sua scheda Pennylane viene aggiunto, senza rimuovere gli indirizzi già presenti. Con una modalità di sincronizzazione dei clienti che aggiorna («Crea e aggiorna» o «Solo aggiornamento»), gli indirizzi della scheda vengono sostituiti allo stesso modo quando differiscono.
- Questa modalità si applica sia alla sincronizzazione dei clienti sia alla conversione degli ordini: riprende anche dal Suo negozio il nome, il telefono, le note, il riferimento, la partita IVA e il SIREN quando differiscono, senza mai cancellare un valore. Gli indirizzi postali seguono l'impostazione Gestione degli indirizzi cliente. In «Solo creazione» vengono completati soltanto partita IVA e SIREN mancanti.
Questa impostazione è disponibile per i negozi Shopify, WooCommerce, PrestaShop, Wix e Stripe.
Configurare i modelli
Per personalizzare il contenuto delle email inviate:
- Acceda al suo account Pennylane
- Vada su Impostazioni > Fatturazione clienti > Email
- Modifichi i modelli predefiniti in base alle sue esigenze
Da sapere: può personalizzare l'oggetto e il corpo dell'email, nonché aggiungere variabili dinamiche come il nome del cliente, il numero della fattura, ecc.
Tipi di documento interessati
L'invio automatico delle email può essere configurato per:
- Fatture: inviate automaticamente dopo la convalida
- Preventivi: inviati automaticamente dopo la creazione (se configurato)
Importante: l'invio delle email è possibile solo per i documenti convalidati/finalizzati. Le bozze non possono essere inviate via email.
Crediti
Ogni fattura inviata via email consuma 1 credito. Vengono conteggiati solo gli invii riusciti. Consulti Capire i crediti per tutto ciò che consuma crediti.
Fatturazione elettronica: una fattura soggetta alla fatturazione elettronica non può più essere inviata alla piattaforma autorizzata (PA) dopo l'invio via email. Attiva l'invio alla PA: avviene prima dell'email.