Pagamenti e riconciliazione bancaria
Come Order Invoicer gestisce lo stato di pagamento delle fatture e la riconciliazione dei versamenti in Pennylane
Stato di pagamento delle fatture
La modalità di sincronizzazione dei pagamenti del workflow Fatture determina cosa viene riportato sulla fattura Pennylane:
- Segna come pagato: la fattura viene contrassegnata come pagata non appena l'ordine è pagato nel suo negozio.
- Facilita la riconciliazione bancaria: viene trasmesso il riferimento del pagamento (vedere sotto) e Pennylane abbina la fattura alla sua transazione, poi la contrassegna come pagata. Order Invoicer non la contrassegna come pagata.
- Non sincronizzare: non viene trasmesso nulla.
In ogni caso, sono interessate solo le fatture finalizzate (stato "Definitivo").
Riferimento della transazione
In modalità Facilita la riconciliazione bancaria, Order Invoicer compila il campo riferimento della transazione della fattura Pennylane con l'identificativo della transazione del pagamento dell'ordine:
- Pagamento Stripe (
pi_…,ch_…): Pennylane abbina la fattura alla transazione Stripe corrispondente. - Altro identificativo (PayPal, fornitore di pagamento…): Pennylane abbina la fattura alla transazione bancaria la cui etichetta contiene questo identificativo.
Una volta abbinata la fattura, Pennylane la contrassegna come pagata.
L'abbinamento tramite etichetta funziona solo se l'identificativo compare nell'etichetta della transazione ricevuta. Un bonifico bancario inserito come pagamento manuale nel suo negozio non ha un identificativo di transazione: lo riconcili in Pennylane. Un versamento Shopify Payments raggruppa più ordini: utilizzi la riconciliazione dei versamenti descritta di seguito.
Versamenti Shopify Payments
Order Invoicer sincronizza i versamenti Shopify Payments insieme al loro dettaglio riga per riga:
- Vendite (importo lordo, commissioni, netto)
- Rimborsi
- Commissioni e rettifiche
- Fondi riservati
La sincronizzazione dei versamenti richiede l'accesso a Shopify Payments, un'autorizzazione facoltativa dell'applicazione. Se non l'ha concessa durante l'installazione, apra Versamenti › Fornitori di pagamento nel suo connettore, clicchi su Concedi gli scope mancanti e confermi su Shopify. I suoi versamenti vengono quindi sincronizzati entro pochi minuti, e poi ogni giorno. Finché i suoi ordini passano tramite Shopify Payments senza questo accesso, un promemoria in cima alle pagine del connettore propone anche il pulsante Concedi l’accesso.
Riconciliazione automatica con Pennylane
Order Invoicer riconcilia i versamenti Shopify Payments con le sue fatture Pennylane, qualunque sia la modalità di sincronizzazione dei pagamenti:
Scegliere il conto bancario Pennylane
Selezioni il conto bancario Pennylane su cui viene ricevuto il versamento. È preselezionato quando Order Invoicer può dedurlo dal versamento.
Integrare l’estratto conto
Una volta finalizzate tutte le fatture e le note di credito del versamento, Order Invoicer cerca su questo conto la transazione Pennylane corrispondente all'importo netto del versamento, con una tolleranza di 7 giorni. Non viene creata alcuna transazione: finché il bonifico non è arrivato in Pennylane, la ricerca viene ripetuta ogni notte.
Riconciliare le partite
Dalla scheda Riconciliazione della pagina del versamento, avvii la riconciliazione: ogni fattura e ogni nota di credito del versamento viene associata a questa transazione in Pennylane. La corrispondenza è visibile direttamente in Pennylane sia sulla fattura sia sulla transazione.
Crediti
La sincronizzazione del versamento, i controlli e la ricerca della transazione bancaria sono gratuiti. La riconciliazione finale consuma 1 credito per ordine univoco e 1 credito per rimborso. Se il saldo non copre l'intero versamento, non viene associata alcuna fattura o nota di credito. Vengono conteggiati solo i successi e i nuovi tentativi non addebitano mai due volte. Capire i crediti.
Le commissioni Shopify (commissioni di pagamento) vengono sincronizzate e sono visibili in Order Invoicer nel dettaglio di ogni versamento, ma non vengono registrate automaticamente in Pennylane. La loro registrazione contabile resta a carico del suo commercialista.
Transazioni non identificate
Una transazione del versamento che non corrisponde ad alcun ordine né rimborso importato blocca il passaggio Identificare le transazioni. Sono tutte elencate in quel passaggio. Per ciascuna, scelga:
- Importa: è una vendita o un rimborso. Order Invoicer cerca automaticamente l’ordine nel suo negozio e le propone di importarlo. Se non viene trovato, clicchi su Cerca per trovarlo tramite numero d’ordine, oppure importo e data. Un ordine precedente all’inizio della sincronizzazione del connettore viene importato bloccato: non viene convertito automaticamente. La verifica viene poi rilanciata automaticamente.
- Escludi: la transazione esce dal perimetro del versamento e viene messa da parte (conto transitorio) per essere trattata in seguito. La trova nel filtro Escluse della scheda Transazioni. Una finestra riprende i dettagli della transazione e Le permette di indicare una giustificazione (facoltativa), conservata come traccia di audit dell’esclusione.
Ogni scelta viene salvata subito. Poi clicchi su Verifica per rilanciare l’identificazione.
Numerazione dei documenti
Configuri la numerazione in Pennylane prima di finalizzare fatture o attivare un flusso di preventivi o documenti commerciali
Disattivare le fatture di PrestaShop
Impedisca a PrestaShop di generare le proprie fatture una volta che il suo strumento di fatturazione diventa la fonte