E-Mails versenden
Automatische E-Mails in Pennylane konfigurieren
Automatischer Versand von Rechnungen und Angeboten per E-Mail
Wenn Sie den automatischen E-Mail-Versand in den Connector-Einstellungen aktivieren, verwenden wir die in Ihrem Pennylane-Konto konfigurierten Standard-E-Mail-Vorlagen.
So funktioniert es
- Verwendete Vorlagen: Wir verwenden Ihre bereits in Pennylane konfigurierten Standardvorlagen für Rechnungen und Angebote.
- Sprache des Kunden: Basierend auf der Rechnungssprache des Kunden wählen wir automatisch entweder die französische oder die englische Standardvorlage aus.
Empfänger
Rechnungen werden an die E-Mail-Adressen des Pennylane-Kunden gesendet: standardmäßig an die des Käufers.
Geben Ihnen Ihre Geschäftskunden eine eigene Adresse für den Rechnungsempfang, etwa die ihrer Buchhaltung? Speichern Sie sie in einem Metafeld oder in Metadaten Ihres Shops und geben Sie dann ihren Schlüssel im Tab Kunden des Connectors ein: Karte Suche über Metadaten, Feld Rechnungs-E-Mail über Metadaten (ab dem Growth-Tarif). Trennen Sie mehrere Adressen durch Kommas.
- Bei einem neuen Kunden stehen diese Adressen vor der E-Mail des Käufers: Alle erhalten die Rechnungen.
- Bei einem bestehenden Kunden wird eine Adresse, die in seinem Pennylane-Datensatz fehlt, hinzugefügt, ohne die vorhandenen Adressen zu entfernen. Mit einem Synchronisierungsmodus für Kunden, der aktualisiert („Erstellen und aktualisieren“ oder „Nur aktualisieren“), werden die Adressen des Datensatzes auf dieselbe Weise ersetzt, wenn sie abweichen.
- Dieser Modus gilt für die Kundensynchronisierung wie für die Umwandlung von Bestellungen: Er übernimmt auch Name, Telefon, Notizen, Referenz, USt-IdNr. und SIREN aus Ihrem Shop, wenn sie abweichen, ohne je einen Wert zu löschen. Postanschriften folgen der Einstellung Verwaltung von Kundenadressen. Bei „Nur erstellen“ werden nur fehlende USt-IdNr. und SIREN ergänzt.
Diese Einstellung ist für Shopify-, WooCommerce-, PrestaShop-, Wix- und Stripe-Shops verfügbar.
Vorlagen konfigurieren
So passen Sie den Inhalt der versendeten E-Mails an:
- Melden Sie sich bei Ihrem Pennylane-Konto an
- Gehen Sie zu Einstellungen > Kundenrechnungen > E-Mails
- Bearbeiten Sie die Standardvorlagen nach Ihren Bedürfnissen
Gut zu wissen: Sie können den Betreff und den Text der E-Mail anpassen sowie dynamische Variablen wie den Kundennamen, die Rechnungsnummer usw. hinzufügen.
Betroffene Dokumenttypen
Der automatische E-Mail-Versand kann konfiguriert werden für:
- Rechnungen: Automatischer Versand nach der Validierung
- Angebote: Automatischer Versand nach der Erstellung (falls konfiguriert)
Wichtig: Der E-Mail-Versand ist nur für validierte/finalisierte Dokumente möglich. Entwürfe können nicht per E-Mail versendet werden.
Credits
Jede per E-Mail gesendete Rechnung verbraucht 1 Credit. Nur erfolgreiche Sendungen werden gezählt. Unter Credits verstehen finden Sie alles, was Credits verbraucht.
E-Rechnung: Eine für die E-Rechnung infrage kommende Rechnung kann nach dem E-Mail-Versand nicht mehr an die zugelassene Plattform (PA) übermittelt werden. Aktivieren Sie die Übermittlung an die PA: Sie erfolgt vor dem E-Mail-Versand.