Zahlungen und Bankabgleich
Wie Order Invoicer den Zahlungsstatus von Rechnungen und den Abgleich von Auszahlungen in Pennylane verwaltet
Zahlungsstatus von Rechnungen
Der Modus zur Zahlungssynchronisierung des Workflows Rechnungen bestimmt, was auf die Pennylane-Rechnung übertragen wird:
- Als bezahlt markieren: Die Rechnung wird als bezahlt markiert, sobald die Bestellung in Ihrem Shop bezahlt ist.
- Bankabgleich erleichtern: Die Zahlungsreferenz wird übermittelt (siehe unten), und Pennylane gleicht die Rechnung mit ihrer Transaktion ab und markiert sie dann selbst als bezahlt. Order Invoicer markiert sie nicht als bezahlt.
- Nicht synchronisieren: Es wird nichts übermittelt.
In jedem Fall sind nur finalisierte Rechnungen (Status „Final") betroffen.
Transaktionsreferenz
Im Modus Bankabgleich erleichtern trägt Order Invoicer die Transaktionskennung der Zahlung der Bestellung in das Feld Transaktionsreferenz der Pennylane-Rechnung ein:
- Stripe-Zahlung (
pi_…,ch_…): Pennylane gleicht die Rechnung mit der entsprechenden Stripe-Transaktion ab. - Andere Kennung (PayPal, Zahlungsanbieter…): Pennylane gleicht die Rechnung mit der Banktransaktion ab, deren Bezeichnung diese Kennung enthält.
Sobald die Rechnung abgeglichen ist, markiert Pennylane sie als bezahlt.
Der Abgleich über die Bezeichnung funktioniert nur, wenn die Kennung in der Bezeichnung der eingegangenen Transaktion erscheint. Eine in Ihrem Shop als manuelle Zahlung erfasste Banküberweisung hat keine Transaktionskennung: Gleichen Sie sie in Pennylane ab. Eine Shopify-Payments-Auszahlung fasst mehrere Bestellungen zusammen: Nutzen Sie den unten beschriebenen Abgleich der Auszahlungen.
Shopify-Payments-Auszahlungen
Order Invoicer synchronisiert Shopify-Payments-Auszahlungen samt ihrer zeilenweisen Aufschlüsselung:
- Verkäufe (Bruttobetrag, Gebühren, Netto)
- Erstattungen
- Gebühren und Anpassungen
- Reservierte Beträge
Die Synchronisierung von Auszahlungen setzt den Zugriff auf Shopify Payments voraus, eine optionale Berechtigung der Anwendung. Wenn Sie ihn bei der Installation nicht gewährt haben, öffnen Sie in Ihrem Konnektor Auszahlungen › Zahlungsanbieter, klicken Sie auf Fehlende Scopes gewähren und bestätigen Sie in Shopify. Ihre Auszahlungen werden dann innerhalb weniger Minuten synchronisiert und danach täglich. Solange Ihre Bestellungen ohne diesen Zugriff über Shopify Payments laufen, bietet ein Hinweis oben auf den Seiten des Konnektors ebenfalls die Schaltfläche Zugriff erteilen.
Automatischer Abgleich mit Pennylane
Order Invoicer gleicht Shopify-Payments-Auszahlungen mit Ihren Pennylane-Rechnungen ab, unabhängig vom Modus zur Zahlungssynchronisierung:
Das Pennylane-Bankkonto auswählen
Wählen Sie das Pennylane-Bankkonto aus, auf dem die Auszahlung eingeht. Es ist vorausgewählt, wenn Order Invoicer es aus der Auszahlung ableiten kann.
Kontoauszug einlesen
Sobald alle Rechnungen und Gutschriften der Auszahlung finalisiert sind, sucht Order Invoicer auf diesem Konto die Pennylane-Transaktion, die dem Nettobetrag der Auszahlung entspricht, mit einer Toleranz von 7 Tagen. Es wird keine Transaktion angelegt: Solange die Überweisung nicht in Pennylane eingegangen ist, wird die Suche jede Nacht wiederholt.
Offene Posten ausgleichen
Starten Sie auf der Auszahlungsseite im Tab Abgleich den Abgleich: Jede Rechnung und jede Gutschrift der Auszahlung wird in Pennylane dieser Transaktion zugeordnet. Der Abgleich ist in Pennylane sowohl auf der Rechnung als auch auf der Transaktion direkt sichtbar.
Credits
Die Synchronisierung der Auszahlung, Prüfungen und die Suche nach der Banktransaktion sind kostenlos. Der abschließende Abgleich verbraucht 1 Credit pro eindeutiger Bestellung und 1 Credit pro Rückerstattung. Reicht das Guthaben nicht für die gesamte Auszahlung, wird keine Rechnung oder Gutschrift zugeordnet. Nur erfolgreiche Abgleiche zählen; erneute Versuche werden nie doppelt berechnet. Credits verstehen.
Shopify-Gebühren (Zahlungsprovisionen) werden synchronisiert und in Order Invoicer im Detail jeder Auszahlung angezeigt, sie werden jedoch nicht automatisch in Pennylane verbucht. Ihre buchhalterische Erfassung obliegt weiterhin Ihrem Steuerberater.
Nicht zugeordnete Transaktionen
Eine Transaktion der Auszahlung, die keiner importierten Bestellung und keiner Erstattung entspricht, blockiert den Schritt Transaktionen zuordnen. Alle werden in diesem Schritt aufgelistet. Wählen Sie für jede:
- Importieren: Es ist ein Verkauf oder eine Erstattung. Order Invoicer sucht die Bestellung automatisch in Ihrem Shop und bietet den Import an. Wird sie nicht gefunden, klicken Sie auf Suchen, um sie über die Bestellnummer oder über Betrag und Datum zu finden. Eine Bestellung vor dem Synchronisationsbeginn des Connectors wird gesperrt importiert: Sie wird nicht automatisch umgewandelt. Die Prüfung wird anschließend automatisch erneut ausgeführt.
- Ausschließen: Die Transaktion wird aus der Auszahlung herausgenommen und zur späteren Bearbeitung zurückgestellt (Verrechnungskonto). Sie finden sie im Filter Ausgeschlossen des Tabs Transaktionen. Ein Dialog zeigt die Details der Transaktion und ermöglicht Ihnen, eine Begründung (optional) anzugeben, die als Prüfpfad des Ausschlusses gespeichert wird.
Jede Auswahl wird sofort gespeichert. Klicken Sie dann auf Prüfen, um die Zuordnung erneut zu starten.
Dokumentennummerierung
Richten Sie die Nummerierung in Pennylane ein, bevor Sie Rechnungen abschließen oder einen Workflow für Angebote oder Handelsdokumente aktivieren
PrestaShop-Rechnungen deaktivieren
Verhindern Sie, dass PrestaShop eigene Rechnungen erzeugt, sobald Ihr Rechnungstool zur Quelle wird