Buchungssätze aus Bestellungen
Verkäufe in einem Buchungsjournal erfassen, ohne Rechnung zu erstellen
Der Workflow Buchungssätze aus Bestellungen erfasst jeden Verkauf direkt in einem Journal Ihrer Buchhaltungssoftware, ohne ein Dokument für den Kunden zu erstellen. Er ist mit Pennylane, Cegid und ACD verfügbar und wird im Tab Workflows der Connector-Einstellungen eingerichtet.
Mit Pennylane kann er neben den Rechnungen laufen. Mit Cegid und ACD ersetzt er sie: Wenn Sie ihn aktivieren, wird der Workflow Rechnungen aus Bestellungen deaktiviert.
Dieser Workflow ist in der Beta. Prüfen Sie die ersten Buchungssätze in Ihrer Buchhaltungssoftware, bevor Sie ihn allein laufen lassen.
Vor dem Aktivieren
Richten Sie Ihre Konten (Umsatz, MwSt., Zahlungen) im Tab Buchhaltung des Connectors ein: Die Buchungssätze werden auf diese Konten gebucht.
Einstellungen
- Startdatum: Bestellungen vor diesem Datum werden ignoriert.
- Bestellungen einbeziehen von: Alle Kunden, Nur Geschäftskunden (Bestellung mit Firmennamen oder Steuernummer) oder Nur Privatkunden.
- Journal: das Verkaufsjournal, das die Buchungssätze erhält. Bei Pennylane wählen Sie es aus der Liste; ohne Journal wird kein Buchungssatz gesendet. Bei Cegid geben Sie seinen Code ein (standardmäßig
VE). Bei ACD wählen Sie es im Tab Buchhaltung aus den Verkaufsjournalen Ihres Mandats.
Ein Buchungssatz wird erstellt, sobald die Bestellung existiert, ob bezahlt oder nicht. Entwürfe und stornierte Bestellungen werden ignoriert.
Einschränkungen der Beta
- Es wird ein Buchungssatz pro Bestellung erstellt. Die Gruppierung nach Tag oder Monat folgt in Kürze.
- Rückerstattungen erzeugen noch keine Buchungssätze.
Rechnungen für Geschäftskunden, Buchungssätze für Privatkunden
Mit Pennylane kann dieser Workflow neben den Rechnungen aus Bestellungen laufen. So erhalten Ihre Geschäftskunden eine Rechnung, und Verkäufe an Privatkunden werden als einfache Buchungssätze erfasst:
- Stellen Sie in Rechnungen aus Bestellungen die Option Zu fakturierende Kunden auf Nur Geschäftskunden.
- Stellen Sie in Buchungssätze aus Bestellungen die Option Bestellungen einbeziehen von auf Nur Privatkunden.
Beide Workflows ordnen die Bestellungen nach derselben Regel ein: Jede Bestellung erhält eine Rechnung oder einen Buchungssatz, nie beides.
Wenn Sie die Rechnungen zusätzlich nach Tag filtern, erhält eine Geschäftsbestellung ohne den Tag weder Rechnung noch Buchungssatz. Verwenden Sie auf beiden Seiten dieselbe Regel.
Zusammen mit einem anderen Buchhaltungstool
Wenn ein anderes Tool bereits einen Teil Ihrer Verkäufe in Ihrer Buchhaltungssoftware erfasst, darf jeder Verkauf nur über eines der beiden laufen:
- schließen Sie in diesem Tool die Bestellungen aus, die Order Invoicer fakturiert, nach derselben Regel (Tag oder Kundentyp);
- aktivieren Sie diesen Workflow nicht für Verkäufe, die das andere Tool bereits erfasst;
- prüfen Sie, dass Rückerstattungen derselben Regel folgen: Order Invoicer erstellt die Gutschriften der Bestellungen, die es fakturiert hat.