Shopify pour Pennylane
Connectez Shopify à Pennylane et automatisez vos documents de vente
Connectez votre boutique Shopify à Pennylane pour transformer automatiquement vos commandes en documents de vente et traiter les remboursements.
Vous choisissez les flux à activer, leur déclencheur et le statut des documents. Order Invoicer conserve le lien entre chaque commande Shopify et son document Pennylane.
Avant de commencer
Vous devez disposer :
- d'un compte Shopify autorisé à installer des applications ;
- d'un compte Pennylane donnant accès à l'entreprise à connecter ;
- d'un plan Pennylane compatible avec la connexion directe, ou de l'aide de votre cabinet comptable.
Consultez les options de connexion Pennylane si votre entreprise utilise un plan Collaboratif, Essential ou Premium.
Flux pris en charge
Commandes en factures
Chaque commande est automatiquement convertie en facture.
Commandes en devis
Convertissez vos commandes en devis, avec gestion des brouillons, validations et signatures.
Commandes en bons de commande
Générez un bon de commande pour chaque commande de votre boutique.
Bons de livraison
Émettez un bon de livraison associé à chaque commande.
Remboursements en avoirs
Les remboursements génèrent automatiquement un avoir rattaché à la facture d'origine.
Synchronisation des clients
Les clients sont créés ou réconciliés automatiquement par e-mail.
Synchronisation des produits
Les produits sont rapprochés de votre catalogue par référence, et créés s'ils sont absents.
Synchronisation des paiements
Les paiements encaissés sur votre boutique sont enregistrés sur le document.
Factures par e-mail
Envoyez automatiquement les factures finalisées à vos clients par e-mail.
Installer et configurer le connecteur
Installer l'application Shopify
Ouvrez le lien suivant, puis choisissez la boutique sur laquelle installer le connecteur.
Installer depuis la Shopify App StoreL'application apparaît ensuite dans Applications et canaux de vente > Pennylane dans votre interface d'administration Shopify.
Connecter Pennylane
Après l'installation, vous êtes redirigé vers l'étape de connexion Pennylane.
- Cliquez sur Connecter Pennylane.
- Autorisez Order Invoicer à accéder à votre compte.
- Sélectionnez l'entreprise à connecter.
Votre cabinet peut aussi effectuer cette étape depuis un lien sécurisé, sans compte Order Invoicer. Consultez le guide de connexion Pennylane.
Configurer les flux
Activez uniquement les conversions dont vous avez besoin. Pour chaque flux, choisissez le déclencheur de conversion et les options proposées.
Les factures peuvent être créées en brouillon ou finalisées. Vous pouvez aussi synchroniser leur statut de paiement et envoyer les documents finalisés par e-mail.
Avant de finaliser des factures ou des avoirs, configurez leur numérotation dans Pennylane : sans elle, seul le statut Brouillon est disponible. Les devis et les documents commerciaux nécessitent leur numérotation quel que soit le statut.
Le flux Commandes → Écritures comptables est disponible en bêta et se configure dans les réglages comptables du connecteur.
Activer l'abonnement Order Invoicer
Dans Order Invoicer, activez votre période d'essai puis choisissez l'abonnement adapté à votre utilisation.
Après l'essai, l'abonnement Order Invoicer est facturé par Shopify.
Vous pouvez gérer votre abonnement depuis Order Invoicer.
Vérifier la première conversion
Créez ou choisissez une commande qui satisfait le déclencheur configuré. Les webhooks Shopify lancent son traitement en temps réel ; le document peut prendre quelques minutes à apparaître.
Vérifiez ensuite :
- le statut de la commande dans Order Invoicer ;
- le client, les taxes, les remises et les frais de livraison ;
- les références SKU des produits ;
- le document obtenu dans Pennylane.
Des tâches planifiées recherchent régulièrement les conversions manquées. Vous pouvez aussi relancer manuellement la synchronisation d'une commande après une indisponibilité temporaire.
Ce qui est synchronisé, et quand
| Données Shopify | Quand | Résultat dans Pennylane |
|---|---|---|
| Commandes, lignes, taxes, remises et livraison | Quand le déclencheur du flux est satisfait | Factures, devis, bons de commande ou bons de livraison activés |
| Commandes | Par commande, jour ou mois selon le réglage | Écritures comptables, si le flux bêta est activé |
| Commandes provisoires | Selon le flux activé | Devis ou proformas |
| Remboursements | En temps réel | Avoirs rattachés à la facture d'origine |
| Clients | Lors de la conversion | Création ou rapprochement, notamment par e-mail |
| Produits | Lors de la conversion | Rapprochement par SKU et création selon vos réglages |
| Transactions de paiement | Avec la commande et ses mises à jour | Statut de règlement de la facture, selon le mode choisi |
| Versements Shopify Payments | Tous les jours | Rapprochement bancaire des ventes, remboursements, frais et ajustements |
Le déclencheur détermine quand une commande devient un document : dès sa création, après paiement, après expédition, ou selon une combinaison de ces états.
Rapprochement des clients
Lors de la conversion, Order Invoicer recherche un client Pennylane existant avant toute création. Les règles se configurent séparément pour les entreprises et les particuliers.
Vous pouvez utiliser l'e-mail, le nom, les deux, ou l'un des deux. Pour une entreprise, le SIREN ou le SIRET aide aussi à sélectionner la bonne fiche lorsqu'il est disponible.
Sans correspondance, un client est créé, sauf si vous utilisez un client par défaut. Les clés de métadonnées Shopify peuvent transmettre le numéro de TVA, le SIREN et le SIRET.
Synchronisation des produits
Lors de la conversion, Order Invoicer recherche chaque article dans Pennylane par référence SKU, puis réutilise le produit trouvé.
Si la création des produits manquants est activée, un produit Pennylane est créé lorsque la référence n'existe pas. Sans SKU, le produit ne peut pas être rapproché par référence.
Paiements, rapprochement et traçabilité
Paiements et versements
Order Invoicer récupère la passerelle, le moyen de paiement fourni par Shopify, le montant, la devise, le statut et la date de chaque transaction.
Ces informations restent visibles sur la commande dans Order Invoicer. Pennylane ne possède pas de champ « moyen de paiement » sur ses factures clients.
Pour les paiements Stripe, la référence de transaction est ajoutée à la facture. Le mode de synchronisation des paiements détermine si elle est marquée comme payée.
Les versements Shopify Payments servent au rapprochement bancaire dans Pennylane.
Métadonnées et téléchargement des factures
Order Invoicer ajoute des metafields Shopify pour relier la commande aux documents générés. Ils comprennent notamment invoice_url, estimate_url et creditnote_url.
Consultez le guide des métadonnées pour les retrouver dans Shopify.
Ajoutez le bloc de téléchargement de facture à votre thème pour permettre aux clients d'ouvrir leur facture depuis leur compte Shopify.
Pour envoyer automatiquement les factures finalisées, configurez les modèles d'e-mail Pennylane.
Accès du cabinet et configuration continue
Avec un plan Collaboratif, votre cabinet comptable peut connecter l'entreprise depuis le lien sécurisé que vous lui transmettez. Il n'a pas besoin d'un compte Order Invoicer.
Une fois la connexion établie, toutes les personnes ayant accès au connecteur utilisent les mêmes réglages dans les onglets Flux et Comptabilité.
Vous pouvez modifier les déclencheurs, statuts, e-mails, paiements, modèles par pays, règles comptables et critères de rapprochement sans réinstaller l'application.
Questions fréquentes
Les commandes provisoires Shopify sont-elles synchronisées ?
Oui, si vous activez Commandes provisoires → Devis ou Commandes provisoires → Proformas. Elles restent distinctes des commandes finalisées.
Lorsqu'une commande provisoire est finalisée dans Shopify, une commande classique est créée et suit alors les flux configurés pour les commandes.
Où apparaissent les références de commande Shopify ?
Sur la facture Pennylane, le PO number Shopify est synchronisé comme numéro de bon de commande. L'identifiant de la commande Shopify devient le numéro de commande vendeur.
Ces références sont distinctes du bon de commande commercial que le flux Commandes → Bons de commande peut créer dans Pennylane.
Quelle est la différence entre une facture et une écriture comptable ?
La facture est un document destiné au client. L'écriture comptable enregistre la vente dans un journal Pennylane, par commande ou regroupée par jour ou par mois.
Choisissez avec votre cabinet le flux adapté à votre organisation comptable.