Shopify para Pennylane
Conecte Shopify con Pennylane y automatice sus documentos de venta
Conecte su tienda Shopify con Pennylane para convertir automáticamente los pedidos en documentos de venta y procesar los reembolsos.
Usted elige los flujos, sus activadores y el estado de los documentos. Order Invoicer mantiene cada pedido de Shopify vinculado con su documento de Pennylane.
Antes de empezar
Necesita:
- una cuenta de Shopify con permiso para instalar aplicaciones;
- una cuenta de Pennylane con acceso a la empresa que desea conectar;
- un plan de Pennylane compatible con la conexión directa o la ayuda de su gestoría.
Consulte las opciones de conexión con Pennylane si su empresa utiliza un plan Colaborativo, Essential o Premium.
Flujos compatibles
Pedidos a facturas
Cada pedido se convierte automáticamente en una factura.
Pedidos a presupuestos
Convierta sus pedidos en presupuestos, con borrador, validación y firma.
Pedidos a pedidos de venta
Genere un documento de pedido de venta para cada pedido de la tienda.
Albaranes de entrega
Emita un albarán de entrega junto con cada pedido.
Reembolsos a abonos
Los reembolsos generan automáticamente un abono vinculado a la factura original.
Sincronización de clientes
Los clientes se crean o se concilian automáticamente por correo electrónico.
Sincronización de productos
Los productos se asocian a su catálogo por referencia y se crean cuando faltan.
Sincronización de pagos
Los pagos cobrados en su tienda se registran en el documento.
Facturas por correo electrónico
Envíe automáticamente las facturas finalizadas a sus clientes por correo electrónico.
Instalar y configurar el conector
Instalar la aplicación de Shopify
Abra el siguiente enlace y elija la tienda en la que desea instalar el conector.
Instalar desde Shopify App StoreLa aplicación aparecerá en la administración de Shopify, en Aplicaciones y canales de venta > Pennylane.
Conectar Pennylane
Después de instalar la aplicación, se le redirigirá al paso de conexión con Pennylane.
- Haga clic en Conectar Pennylane.
- Permita que Order Invoicer acceda a su cuenta.
- Seleccione la empresa que desea conectar.
Su gestoría también puede completar este paso mediante un enlace seguro y sin una cuenta de Order Invoicer. Consulte la guía de conexión con Pennylane.
Configurar los flujos
Active solo las conversiones que necesite. Para cada flujo, elija el activador de conversión y las opciones disponibles.
Las facturas pueden crearse como borradores o finalizadas. También puede sincronizar su estado de pago y enviar por correo los documentos finalizados.
Antes de finalizar facturas o notas de crédito, configure su numeración en Pennylane: sin ella, solo está disponible el estado Borrador. Los presupuestos y los documentos comerciales necesitan su numeración sea cual sea el estado.
El flujo Asientos contables de los pedidos, en beta, registra las ventas en un diario de Pennylane sin crear factura. Consulte Asientos contables de los pedidos.
Activar la suscripción a Order Invoicer
En Order Invoicer, inicie el periodo de prueba y elija la suscripción adecuada para su uso.
Después de la prueba, Shopify factura su suscripción a Order Invoicer.
Puede gestionar su suscripción desde Order Invoicer.
Comprobar la primera conversión
Cree o elija un pedido que cumpla el activador configurado. Los webhooks de Shopify inician el proceso en tiempo real; el documento puede tardar unos minutos en aparecer.
Después, compruebe:
- el estado del pedido en Order Invoicer;
- el cliente, los impuestos, los descuentos y los gastos de envío;
- las referencias SKU de los productos;
- el documento resultante en Pennylane.
Las tareas programadas buscan periódicamente conversiones omitidas. También puede volver a sincronizar manualmente un pedido después de una interrupción temporal.
Qué se sincroniza y cuándo
| Datos de Shopify | Cuándo | Resultado en Pennylane |
|---|---|---|
| Pedidos, líneas, impuestos, descuentos y envío | Cuando se cumple el activador del flujo | Facturas, presupuestos, pedidos de venta o albaranes activados |
| Pedidos | En cuanto existe el pedido, un asiento por pedido | Asientos contables, si el flujo beta está activado |
| Pedidos borrador | Según el flujo activado | Presupuestos o proformas |
| Reembolsos | En tiempo real | Facturas rectificativas vinculadas con la factura original |
| Clientes | Durante la conversión | Creación o conciliación, incluso por correo electrónico |
| Productos | Durante la conversión | Conciliación por SKU y creación según su configuración |
| Transacciones de pago | Con el pedido y sus actualizaciones | Estado de pago de la factura, según el modo elegido |
| Liquidaciones de Shopify Payments | A diario | Conciliación bancaria de ventas, reembolsos, comisiones y ajustes |
El activador determina cuándo un pedido se convierte en documento: al crearse, pagarse, enviarse o cuando se cumple una combinación configurada de estos estados.
Conciliación de clientes
Durante la conversión, Order Invoicer busca un cliente existente en Pennylane antes de crear uno. Las reglas se configuran por separado para empresas y particulares.
Puede conciliar por correo, nombre, ambos o cualquiera de ellos. Para las empresas, el SIREN o SIRET también ayuda a seleccionar la ficha correcta cuando está disponible.
Si no hay coincidencia, se crea un cliente salvo que use un cliente predeterminado. Las claves de metadatos de Shopify pueden aportar el IVA, SIREN y SIRET.
Sincronización de productos
Durante la conversión, Order Invoicer busca cada artículo en Pennylane por su referencia SKU y reutiliza el producto coincidente.
Si está activa la creación de productos ausentes, se crea un producto de Pennylane cuando no existe la referencia. Sin SKU, no se puede conciliar por referencia.
Pagos, conciliación y trazabilidad
Pagos y liquidaciones
Order Invoicer recupera la pasarela, el método de pago facilitado por Shopify, y el importe, la divisa, el estado y la fecha de cada transacción.
Esta información permanece visible en el pedido dentro de Order Invoicer. Pennylane no tiene un campo de método de pago en las facturas de cliente.
El modo de sincronización de pagos determina si la factura se marca como pagada o si se le añade la referencia de la transacción del pago para la conciliación bancaria. Una transferencia registrada como pago manual en Shopify no tiene referencia de transacción.
Las liquidaciones de Shopify Payments se utilizan para la conciliación bancaria en Pennylane.
Metadatos y descarga de facturas
Order Invoicer añade metacampos de Shopify que vinculan el pedido con sus documentos. Incluyen invoice_url, estimate_url y creditnote_url.
Consulte la guía de metadatos para localizarlos en Shopify.
Añada el bloque de descarga de facturas al tema para que los clientes abran las facturas desde su cuenta de Shopify.
Para enviar automáticamente las facturas finalizadas, configure las plantillas de correo de Pennylane.
Acceso de la gestoría y configuración continua
Con un plan Colaborativo, su gestoría puede conectar la empresa mediante el enlace seguro que usted le envíe. No necesita una cuenta de Order Invoicer.
Después de la conexión, todos los usuarios con acceso al conector utilizan las mismas opciones en las pestañas Flujos y Contabilidad.
Puede cambiar activadores, estados, correos, pagos, plantillas por país, reglas contables y criterios de conciliación sin reinstalar la aplicación.
Preguntas frecuentes
¿Se sincronizan los pedidos borrador de Shopify?
Sí, si activa Pedidos borrador → Presupuestos o Pedidos borrador → Proformas. Se mantienen separados de los pedidos completados.
Cuando se completa un pedido borrador en Shopify, se crea un pedido normal que sigue los flujos configurados para los pedidos.
¿Dónde aparecen las referencias del pedido de Shopify?
En la factura de Pennylane, el número PO de Shopify se sincroniza como número de pedido de compra. El identificador del pedido de Shopify se convierte en el número de pedido de venta.
Estas referencias son distintas del documento que puede crear el flujo Pedidos → Pedidos de venta en Pennylane.
¿Qué diferencia hay entre una factura y un asiento contable?
Una factura es un documento para el cliente. Un asiento contable registra la venta en un diario de Pennylane, por ahora un asiento por pedido; la agrupación por día o por mes llegará pronto.
Elija con su gestoría el flujo más adecuado para su proceso contable.
¿Las facturas creadas son facturas reales de Pennylane?
Sí. Order Invoicer crea facturas de cliente en el módulo de facturación de Pennylane, con su numeración y su PDF: no son simples asientos contables. Una factura finalizada puede transmitirse a su plataforma autorizada, consulte Envío a la PA.
¿Cómo facturar solo los pedidos B2B?
Ajuste Clientes a facturar en Solo empresas, o indique una etiqueta como B2B en Filtrar pedidos por etiqueta. Consulte Facturas de los pedidos. Para registrar las ventas a particulares como asientos en lugar de facturas, consulte Asientos contables de los pedidos.