Shopify para Pennylane

Flujos de trabajo compatibles

Pedidos a facturas

Cada pedido se convierte automáticamente en una factura.

Pedidos a presupuestos

Convierta sus pedidos en presupuestos, con borrador, validación y firma.

Reembolsos a abonos

Los reembolsos generan automáticamente un abono vinculado a la factura original.

Sincronización de clientes

Los clientes se crean o se concilian automáticamente por correo electrónico.

Sincronización de productos

Los productos se asocian a su catálogo por referencia y se crean cuando faltan.

Sincronización de pagos

Los pagos cobrados en su tienda se registran en el documento.

Facturas por correo electrónico

Envíe automáticamente las facturas finalizadas a sus clientes por correo electrónico.

Instalación

Para completar la instalación por completo, necesita tanto una cuenta de Shopify como una cuenta de Pennylane.

Instalar la aplicación de Shopify

Haga clic en el enlace anterior y elija la tienda en la que desea instalar el conector.

Instalar desde el marketplace de Shopify

Una vez instalada, la aplicación estará visible desde su panel de administración de Shopify en «Aplicaciones y canales de venta» > «Pennylane».

Conectar Pennylane

Una vez instalada la aplicación de Shopify, se le redirigirá automáticamente a la pantalla de inicio de sesión de Pennylane.

Haga clic en Conectar Pennylane
Autorice el acceso a su cuenta de Pennylane
Seleccione la empresa que desea conectar

Configurar sus flujos de trabajo

Configure las reglas para convertir sus pedidos en documentos de Pennylane:

Tipo de documento: factura, presupuesto o pedido de compra
Estado: borrador o validado (véase más abajo)
Envío automático: active el envío de correos electrónicos a sus clientes

El estado Final requiere que haya configurado previamente la numeración de facturas en Pennylane. Sin esto, la sincronización fallará. Más información

Activar su suscripción

Para que los flujos de trabajo se ejecuten correctamente, debe activar su periodo de prueba.

Elija la suscripción «Standard» o «Pro» adecuada en Shopify.

Una vez finalizado el periodo de prueba, la facturación del conector se integrará directamente en la factura de su tienda de Shopify.

Puede cambiar de plan en cualquier momento desde la configuración de la aplicación en Shopify:

«Aplicaciones y canales de venta» > «Pennylane» > «Plan» > «Gestionar».

Comprobar la conversión de sus pedidos

Las conversiones se realizan de forma instantánea (unos minutos de espera como máximo).

Los clientes que ya están presentes en Pennylane se reconcilian automáticamente por correo electrónico
La información fiscal se recupera de Shopify
Los productos se sincronizan con sus referencias SKU

Datos sincronizados

Datos de Shopify	Sincronización	Resultado en Pennylane
Pedidos: líneas con SKU, impuestos (sin/con IVA, multitarifa), descuentos, gastos de envío, multidivisa	Tiempo real (webhooks)	Facturas de cliente (borrador o finalizadas)
Reembolsos	Tiempo real (webhooks)	Facturas rectificativas
Clientes	Con cada pedido	Clientes (reconciliados por correo electrónico si ya existen)
Productos	Con cada pedido	Productos (referenciados por SKU)
Transacciones de pago: pasarela, método de pago, importe, estado	Con cada pedido	Estado de liquidación de la factura
Liquidaciones de Shopify Payments: ventas, reembolsos, comisiones, ajustes, reservas	Sincronización periódica	Conciliación bancaria (más información)

Casos de uso cubiertos: facturación de ventas, gestión de facturas rectificativas, seguimiento de liquidaciones y conciliación bancaria de las liquidaciones de Shopify Payments.

Métodos de pago

Para cada pedido de Shopify, Order Invoicer recupera las transacciones de pago, entre ellas:

la pasarela de pago: Shopify Payments, PayPal, Zettle, etc.
el método de pago cuando lo proporciona Shopify: tarjeta bancaria, Apple Pay, etc.
el importe, la divisa, el estado y la fecha de cada transacción

Esta información es visible en Order Invoicer a nivel de cada pedido.

Pennylane no ofrece un campo «método de pago» en las facturas de cliente: esta información, por tanto, no aparece directamente en Pennylane. Para los pagos con Stripe, el identificador de la transacción se traslada al campo referencia de transacción de la factura. La conciliación de liquidaciones se realiza mediante la conciliación de liquidaciones.

Metadatos del pedido

Order Invoicer añade automáticamente metadatos a sus pedidos de Shopify para mantener la trazabilidad con Pennylane.

Metadatos añadidos

Cada pedido procesado recibe metafields que contienen las URL de los documentos generados en Pennylane:

invoice_url - URL de la factura de Pennylane
estimate_url - URL del presupuesto de Pennylane
creditnote_url - URL de la factura rectificativa de Pennylane

Acceder a los metadatos

En la interfaz de Shopify:

Vaya a Pedidos > Todos los pedidos
Haga clic en un pedido procesado
En la sección Metafields, verá las URL de los documentos de Pennylane

Más información: consulte nuestra documentación completa sobre metadatos para más detalles.

Botón de descarga para sus clientes

Puede permitir que sus clientes descarguen sus facturas directamente desde su cuenta de cliente de Shopify añadiendo nuestro bloque de aplicación a su tema.

Configuración: consulte nuestra guía de instalación del botón de descarga para activar esta función.

Configuración

Puede cambiar la configuración del conector en cualquier momento.

Una vez que esté satisfecho con el conector, puede convertir sus pedidos en facturas finalizadas e incluso enviárselas a sus clientes por correo electrónico.

Envío de correos electrónicos

Para configurar las plantillas de correo electrónico utilizadas cuando las facturas se envían automáticamente, consulte nuestra documentación sobre el envío de correos electrónicos.

Preguntas frecuentes

¿Qué puede configurar la gestoría?

El papel específico de la gestoría se produce en el momento de la conexión: en un plan Colaborativo de Pennylane, su gestor puede conectar su empresa sin coste adicional, mediante un enlace de conexión que usted le envíe. No necesita una cuenta de Order Invoicer. Más información.

Una vez conectado, no hay ajustes «reservados al gestor»: cualquier persona con acceso al conector configura las mismas opciones, desde las pestañas Flujos de trabajo y Contabilidad:

Pedidos → Facturas: activador de conversión, estado (borrador o finalizada), envío automático de correos electrónicos, modo de sincronización de pagos, exclusión de importes cero
Reembolsos → Facturas rectificativas, Pedidos → Presupuestos, Pedidos borrador → Presupuesto / Proforma
Pedidos → Asientos contables (vista previa): elección del diario, agrupación por pedido, día o mes, ámbito de cliente (B2B / B2C)
Códigos contables: reglas de débito/crédito por tipo de IVA, tipo de línea o referencia SKU, y centralización de clientes
Emparejamiento de clientes (por correo electrónico o por nombre) y claves de metadatos de IVA / SIREN / SIRET
Plantillas de documentos por país y notificaciones por correo electrónico

Si se crean pedidos borrador / pedidos de compra en Shopify, ¿se sincronizan?

El término «pedido de compra» abarca dos cosas:

Pedidos borrador de Shopify: sí, se sincronizan si el flujo de trabajo Pedidos borrador → Presupuestos (o Proforma) está activado. Se gestionan como documentos distintos de los pedidos finalizados. Cuando un pedido borrador se completa en Shopify, Shopify crea un pedido normal que luego se factura de la forma habitual.
Número de pedido de compra (número PO) en los pedidos B2B: se recupera de Shopify y se conserva en el pedido en Order Invoicer.

¿Qué se sincroniza exactamente y cuándo?

Además de la tabla Datos sincronizados anterior, aquí tiene el detalle de cuándo se produce cada sincronización:

Tiempo real (a través de los webhooks de Shopify): pedidos → facturas, reembolsos → facturas rectificativas, clientes (reconciliados por correo electrónico), productos (por SKU) y transacciones de pago → estado de liquidación.
Momento de la conversión: determinado por el activador de conversión que elija (pedido realizado, pagado, enviado…). Más información.
Asientos contables (vista previa): generados por pedido o agrupados por día o mes según su configuración.
Pagos: la factura se marca como pagada según el modo de sincronización de pagos; para Stripe, el identificador de la transacción se traslada a la factura.
Liquidaciones de Shopify Payments: sincronizadas diariamente para la conciliación bancaria.

Los trabajos programados vuelven a comprobar regularmente los pedidos para detectar cualquier conversión omitida (los reembolsos, en particular, se vuelven a verificar cada hora). Si los webhooks no están disponibles temporalmente, los nuevos pedidos también pueden volver a sincronizarse manualmente.