Shopify per Pennylane
Colleghi Shopify a Pennylane e automatizzi i documenti di vendita
Colleghi il suo negozio Shopify a Pennylane per convertire automaticamente gli ordini in documenti di vendita e gestire i rimborsi.
Può scegliere i flussi, i relativi trigger e lo stato dei documenti. Order Invoicer collega ogni ordine Shopify al documento Pennylane corrispondente.
Prima di iniziare
Sono necessari:
- un account Shopify autorizzato a installare app;
- un account Pennylane con accesso all'azienda da collegare;
- un piano Pennylane compatibile con il collegamento diretto o l'aiuto del suo commercialista.
Consulti le opzioni di collegamento a Pennylane se l'azienda utilizza un piano Collaborativo, Essential o Premium.
Flussi supportati
Ordini in fatture
Ogni ordine viene convertito automaticamente in fattura.
Ordini in preventivi
Converta i suoi ordini in preventivi, con bozza, convalida e firma.
Ordini in ordini di vendita
Generi un documento d’ordine di vendita per ogni ordine del negozio.
Documenti di trasporto
Emetta un documento di trasporto per ogni ordine.
Rimborsi in note di credito
I rimborsi generano automaticamente una nota di credito collegata alla fattura originale.
Sincronizzazione clienti
I clienti vengono creati o riconciliati automaticamente tramite e-mail.
Sincronizzazione prodotti
I prodotti vengono abbinati al suo catalogo tramite riferimento e creati se assenti.
Sincronizzazione pagamenti
I pagamenti incassati sul suo negozio vengono registrati sul documento.
Fatture via e-mail
Invii automaticamente le fatture finalizzate ai suoi clienti via e-mail.
Installare e configurare il connettore
Installare l'app Shopify
Apra il seguente link e scelga il negozio in cui installare il connettore.
Installare da Shopify App StoreL'app apparirà nell'amministrazione Shopify, in App e canali di vendita > Pennylane.
Collegare Pennylane
Dopo l'installazione, verrà reindirizzato al passaggio di collegamento a Pennylane.
- Faccia clic su Collega Pennylane.
- Autorizzi Order Invoicer ad accedere al suo account.
- Selezioni l'azienda da collegare.
Il commercialista può completare questo passaggio tramite un link sicuro, senza un account Order Invoicer. Consulti la guida al collegamento di Pennylane.
Configurare i flussi
Attivi solo le conversioni necessarie. Per ogni flusso, scelga il trigger di conversione e le opzioni disponibili.
Le fatture possono essere create come bozze o finalizzate. Può anche sincronizzare il loro stato di pagamento e inviare i documenti finalizzati via e-mail.
Prima di finalizzare fatture o note di credito, configuri la loro numerazione in Pennylane: senza di essa è disponibile solo lo stato Bozza. I preventivi e i documenti commerciali richiedono la loro numerazione qualunque sia lo stato.
Il flusso Scritture contabili degli ordini, in beta, registra le vendite in un giornale Pennylane senza creare fatture. Vedi Scritture contabili degli ordini.
Attivare l'abbonamento Order Invoicer
In Order Invoicer, avvii il periodo di prova e scelga l'abbonamento adatto al suo utilizzo.
Dopo la prova, Shopify addebita l'abbonamento Order Invoicer.
Può gestire l'abbonamento da Order Invoicer.
Verificare la prima conversione
Crei o scelga un ordine che soddisfa il trigger configurato. I webhook Shopify avviano l'elaborazione in tempo reale; il documento può richiedere alcuni minuti.
Verifichi quindi:
- lo stato dell'ordine in Order Invoicer;
- il cliente, le imposte, gli sconti e le spese di spedizione;
- i riferimenti SKU dei prodotti;
- il documento ottenuto in Pennylane.
Le attività pianificate cercano regolarmente le conversioni mancate. Può anche risincronizzare manualmente un ordine dopo un'interruzione temporanea.
Cosa viene sincronizzato e quando
| Dati Shopify | Quando | Risultato in Pennylane |
|---|---|---|
| Ordini, righe, imposte, sconti e spedizione | Quando viene soddisfatto il trigger del flusso | Fatture, preventivi, ordini di vendita o documenti di trasporto attivati |
| Ordini | Appena l'ordine esiste, una scrittura per ordine | Scritture contabili, se il flusso beta è attivo |
| Ordini in bozza | Secondo il flusso attivato | Preventivi o proforma |
| Rimborsi | In tempo reale | Note di credito collegate alla fattura originale |
| Clienti | Durante la conversione | Creazione o riconciliazione, anche tramite e-mail |
| Prodotti | Durante la conversione | Riconciliazione tramite SKU e creazione secondo le impostazioni |
| Transazioni di pagamento | Con l'ordine e i relativi aggiornamenti | Stato di pagamento della fattura, secondo la modalità scelta |
| Accrediti Shopify Payments | Ogni giorno | Riconciliazione bancaria di vendite, rimborsi, commissioni e rettifiche |
Il trigger determina quando un ordine diventa un documento: alla creazione, dopo il pagamento, dopo la spedizione o con una combinazione configurata di questi stati.
Riconciliazione dei clienti
Durante la conversione, Order Invoicer cerca un cliente Pennylane esistente prima di crearne uno. Le regole si configurano separatamente per aziende e privati.
Può usare e-mail, nome, entrambi o uno dei due. Per le aziende, SIREN o SIRET aiuta anche a selezionare la scheda corretta quando è disponibile.
Senza corrispondenza viene creato un cliente, salvo l'uso di un cliente predefinito. Le chiavi dei metadati Shopify possono fornire partita IVA, SIREN e SIRET.
Sincronizzazione dei prodotti
Durante la conversione, Order Invoicer cerca ogni articolo in Pennylane tramite il riferimento SKU e riutilizza il prodotto corrispondente.
Se è attiva la creazione dei prodotti mancanti, viene creato un prodotto Pennylane quando il riferimento non esiste. Senza SKU, non è possibile abbinarlo per riferimento.
Pagamenti, riconciliazione e tracciabilità
Pagamenti e accrediti
Order Invoicer recupera il gateway, il metodo di pagamento fornito da Shopify, e l'importo, la valuta, lo stato e la data di ogni transazione.
Queste informazioni rimangono visibili sull'ordine in Order Invoicer. Pennylane non dispone di un campo per il metodo di pagamento sulle fatture cliente.
La modalità di sincronizzazione dei pagamenti determina se la fattura viene segnata come pagata o se le viene aggiunto il riferimento della transazione del pagamento per la riconciliazione bancaria. Un bonifico inserito come pagamento manuale in Shopify non ha un riferimento della transazione.
Gli accrediti Shopify Payments servono per la riconciliazione bancaria in Pennylane.
Metadati e download delle fatture
Order Invoicer aggiunge metafield Shopify che collegano l'ordine ai documenti generati. Includono invoice_url, estimate_url e creditnote_url.
Consulti la guida ai metadati per trovarli in Shopify.
Aggiunga il blocco per il download delle fatture al tema, così i clienti potranno aprirle dal proprio account Shopify.
Per inviare automaticamente le fatture finalizzate, configuri i modelli e-mail di Pennylane.
Accesso del commercialista e configurazione continua
Con un piano Collaborativo, il commercialista può collegare l'azienda tramite il link sicuro che lei gli invia. Non è necessario un account Order Invoicer.
Dopo il collegamento, tutti gli utenti con accesso al connettore usano le stesse impostazioni nelle schede Flussi e Contabilità.
Può modificare trigger, stati, e-mail, pagamenti, modelli per Paese, regole contabili e criteri di riconciliazione senza reinstallare l'app.
Domande frequenti
Gli ordini in bozza di Shopify vengono sincronizzati?
Sì, se attiva Ordini in bozza → Preventivi o Ordini in bozza → Proforma. Rimangono separati dagli ordini completati.
Quando un ordine in bozza viene completato in Shopify, viene creato un ordine normale che segue i flussi configurati per gli ordini.
Dove appaiono i riferimenti dell'ordine Shopify?
Sulla fattura Pennylane, il numero PO di Shopify viene sincronizzato come numero dell'ordine di acquisto. L'identificativo dell'ordine Shopify diventa il numero dell'ordine di vendita.
Questi riferimenti sono distinti dal documento che il flusso Ordini → Ordini di vendita può creare in Pennylane.
Qual è la differenza tra una fattura e una scrittura contabile?
La fattura è un documento per il cliente. Una scrittura contabile registra la vendita in un giornale Pennylane, per ora una scrittura per ordine; il raggruppamento per giorno o per mese arriverà a breve.
Scelga con il commercialista il flusso più adatto al suo processo contabile.
Le fatture create sono vere fatture Pennylane?
Sì. Order Invoicer crea fatture cliente nel modulo di fatturazione di Pennylane, con la sua numerazione e il suo PDF: non sono semplici scritture contabili. Una fattura finalizzata può essere trasmessa alla sua piattaforma autorizzata, vedi Invio alla PA.
Come fatturare solo gli ordini B2B?
Imposti Clienti da fatturare su Solo aziende, oppure indichi un tag come B2B in Filtra gli ordini per tag. Vedi Fatture dagli ordini. Per registrare le vendite ai privati come scritture anziché come fatture, vedi Scritture contabili degli ordini.