Shopify für Pennylane
Verbinden Sie Shopify mit Pennylane und automatisieren Sie Ihre Verkaufsbelege
Verbinden Sie Ihren Shopify-Shop mit Pennylane, um Bestellungen automatisch in Verkaufsbelege umzuwandeln und Rückerstattungen zu verarbeiten.
Sie wählen die Workflows, ihre Auslöser und den Belegstatus. Order Invoicer verknüpft jede Shopify-Bestellung mit dem zugehörigen Pennylane-Beleg.
Voraussetzungen
Sie benötigen:
- ein Shopify-Konto, das Apps installieren darf;
- ein Pennylane-Konto mit Zugriff auf das zu verbindende Unternehmen;
- einen Pennylane-Tarif für die direkte Verbindung oder die Unterstützung Ihrer Steuerkanzlei.
Lesen Sie die Optionen zur Pennylane-Verbindung, wenn Ihr Unternehmen einen Collaborative-, Essential- oder Premium-Tarif nutzt.
Unterstützte Workflows
Bestellungen zu Rechnungen
Jede Bestellung wird automatisch in eine Rechnung umgewandelt.
Bestellungen zu Angeboten
Wandeln Sie Ihre Bestellungen in Angebote um – mit Entwurf, Freigabe und Signatur.
Bestellungen zu Aufträgen
Erstellen Sie zu jeder Shop-Bestellung einen Auftragsbeleg.
Lieferscheine
Erstellen Sie zu jeder Bestellung einen Lieferschein.
Rückerstattungen zu Gutschriften
Rückerstattungen erzeugen automatisch eine mit der ursprünglichen Rechnung verknüpfte Gutschrift.
Kundensynchronisierung
Kunden werden automatisch anhand der E-Mail-Adresse erstellt oder abgeglichen.
Produktsynchronisierung
Produkte werden anhand der Referenz mit Ihrem Katalog abgeglichen und bei Bedarf angelegt.
Zahlungssynchronisierung
In Ihrem Shop vereinnahmte Zahlungen werden auf dem Beleg erfasst.
Rechnungen per E-Mail
Senden Sie finalisierte Rechnungen automatisch per E-Mail an Ihre Kunden.
Connector installieren und konfigurieren
Shopify-App installieren
Öffnen Sie den folgenden Link und wählen Sie den Shop aus, in dem Sie den Connector installieren möchten.
Aus dem Shopify App Store installierenDie App erscheint anschließend in Ihrer Shopify-Verwaltung unter Apps und Vertriebskanäle > Pennylane.
Pennylane verbinden
Nach der Installation werden Sie zum Schritt für die Pennylane-Verbindung weitergeleitet.
- Klicken Sie auf Pennylane verbinden.
- Erlauben Sie Order Invoicer den Zugriff auf Ihr Konto.
- Wählen Sie das zu verbindende Unternehmen aus.
Ihre Steuerkanzlei kann diesen Schritt auch über einen sicheren Link und ohne Order-Invoicer-Konto ausführen. Lesen Sie die Anleitung zur Pennylane-Verbindung.
Workflows konfigurieren
Aktivieren Sie nur die benötigten Umwandlungen. Wählen Sie für jeden Workflow den Umwandlungsauslöser und die verfügbaren Optionen.
Rechnungen können als Entwurf oder finalisiert erstellt werden. Sie können auch ihren Zahlungsstatus synchronisieren und finalisierte Belege per E-Mail senden.
Richten Sie vor dem Abschließen von Rechnungen oder Gutschriften deren Nummerierung in Pennylane ein: Ohne sie ist nur der Status Entwurf verfügbar. Angebote und Handelsdokumente benötigen ihre Nummerierung unabhängig vom Status.
Der Workflow Buchungssätze aus Bestellungen (Beta) erfasst Verkäufe in einem Pennylane-Journal, ohne eine Rechnung zu erstellen. Siehe Buchungssätze aus Bestellungen.
Order-Invoicer-Abonnement aktivieren
Starten Sie in Order Invoicer den Testzeitraum und wählen Sie das Abonnement, das zu Ihrer Nutzung passt.
Nach dem Testzeitraum rechnet Shopify Ihr Order-Invoicer-Abonnement ab.
Sie können Ihr Abonnement in Order Invoicer verwalten.
Erste Umwandlung prüfen
Erstellen oder wählen Sie eine Bestellung, die den Auslöser erfüllt. Shopify-Webhooks starten die Verarbeitung in Echtzeit; der Beleg kann nach wenigen Minuten erscheinen.
Prüfen Sie anschließend:
- den Bestellstatus in Order Invoicer;
- Kunde, Steuern, Rabatte und Versandkosten;
- die SKU-Referenzen der Produkte;
- den erstellten Beleg in Pennylane.
Geplante Aufgaben suchen regelmäßig nach verpassten Umwandlungen. Nach einer vorübergehenden Störung können Sie eine Bestellung auch manuell neu synchronisieren.
Was wann synchronisiert wird
| Shopify-Daten | Zeitpunkt | Ergebnis in Pennylane |
|---|---|---|
| Bestellungen, Positionen, Steuern, Rabatte und Versand | Sobald der Workflow-Auslöser erfüllt ist | Aktivierte Rechnungen, Angebote, Auftragsbelege oder Lieferscheine |
| Bestellungen | Sobald die Bestellung existiert, ein Buchungssatz pro Bestellung | Buchungssätze, wenn der Beta-Workflow aktiv ist |
| Entwurfsbestellungen | Entsprechend dem aktiven Workflow | Angebote oder Proformarechnungen |
| Rückerstattungen | In Echtzeit | Mit der ursprünglichen Rechnung verknüpfte Gutschriften |
| Kunden | Während der Umwandlung | Erstellung oder Abgleich, unter anderem per E-Mail |
| Produkte | Während der Umwandlung | Abgleich per SKU und Erstellung entsprechend Ihren Einstellungen |
| Zahlungstransaktionen | Mit der Bestellung und ihren Aktualisierungen | Zahlungsstatus der Rechnung entsprechend dem gewählten Modus |
| Shopify-Payments-Auszahlungen | Täglich | Bankabgleich von Verkäufen, Rückerstattungen, Gebühren und Anpassungen |
Der Auslöser bestimmt, wann eine Bestellung zum Beleg wird: bei Erstellung, nach Zahlung, nach Versand oder bei einer festgelegten Kombination dieser Zustände.
Kundenabgleich
Bei der Umwandlung sucht Order Invoicer vor einer Neuanlage nach einem vorhandenen Pennylane-Kunden. Die Regeln werden für Unternehmen und Privatpersonen getrennt festgelegt.
Der Abgleich kann über E-Mail, Name, beide oder eines der beiden Felder erfolgen. Bei Unternehmen helfen SIREN oder SIRET, den richtigen Datensatz auszuwählen.
Ohne Treffer wird ein Kunde angelegt, sofern Sie keinen Standardkunden verwenden. Shopify-Metadaten können Umsatzsteuer-ID, SIREN und SIRET liefern.
Produktsynchronisierung
Bei der Umwandlung sucht Order Invoicer jeden Artikel anhand seiner SKU-Referenz in Pennylane und verwendet das gefundene Produkt erneut.
Ist die Erstellung fehlender Produkte aktiv, wird ein Pennylane-Produkt für eine neue Referenz angelegt. Ohne SKU ist kein Abgleich nach Referenz möglich.
Zahlungen, Abgleich und Nachverfolgbarkeit
Zahlungen und Auszahlungen
Order Invoicer übernimmt das Gateway, die von Shopify gelieferte Zahlungsart sowie Betrag, Währung, Status und Datum jeder Transaktion.
Diese Angaben bleiben an der Bestellung in Order Invoicer sichtbar. Pennylane besitzt kein Feld für die Zahlungsart auf Kundenrechnungen.
Der Modus zur Zahlungssynchronisierung bestimmt, ob die Rechnung als bezahlt markiert wird oder ob ihr die Transaktionsreferenz der Zahlung für den Bankabgleich hinzugefügt wird. Eine in Shopify als manuelle Zahlung erfasste Überweisung hat keine Transaktionsreferenz.
Shopify-Payments-Auszahlungen dienen dem Bankabgleich in Pennylane.
Metadaten und Rechnungsdownload
Order Invoicer ergänzt Shopify-Metafelder, die die Bestellung mit ihren Belegen verknüpfen. Dazu gehören invoice_url, estimate_url und creditnote_url.
Die Anleitung zu Metadaten zeigt, wo Sie diese Felder in Shopify finden.
Fügen Sie den Block zum Rechnungsdownload zu Ihrem Theme hinzu, damit Kunden Rechnungen über ihr Shopify-Konto öffnen können.
Richten Sie für den automatischen Versand finalisierter Rechnungen die Pennylane-E-Mail-Vorlagen ein.
Zugriff der Steuerkanzlei und weitere Konfiguration
Mit einem Collaborative-Tarif kann Ihre Steuerkanzlei das Unternehmen über Ihren sicheren Link verbinden. Sie benötigt kein Order-Invoicer-Konto.
Nach der Verbindung verwenden alle Personen mit Connector-Zugriff dieselben Einstellungen in den Bereichen Workflows und Buchhaltung.
Sie können Auslöser, Status, E-Mails, Zahlungen, Ländervorlagen, Buchungsregeln und Abgleichkriterien ändern, ohne die App neu zu installieren.
Häufig gestellte Fragen
Werden Shopify-Entwurfsbestellungen synchronisiert?
Ja, wenn Sie Entwurfsbestellungen → Angebote oder Entwurfsbestellungen → Proformarechnungen aktivieren. Sie bleiben von abgeschlossenen Bestellungen getrennt.
Wird eine Entwurfsbestellung in Shopify abgeschlossen, erstellt Shopify eine reguläre Bestellung. Für sie gelten danach die konfigurierten Bestell-Workflows.
Wo erscheinen die Shopify-Bestellreferenzen?
Auf der Pennylane-Rechnung wird die Shopify-PO-Nummer als Bestellnummer des Käufers synchronisiert. Die Shopify-Bestellkennung wird zur Verkaufsauftragsnummer.
Diese Referenzen sind vom Auftragsbeleg getrennt, den der Workflow Bestellungen → Aufträge in Pennylane erstellen kann.
Worin unterscheiden sich Rechnung und Buchungssatz?
Eine Rechnung ist ein kundenbezogener Beleg. Ein Buchungssatz erfasst den Verkauf in einem Pennylane-Journal, derzeit einer pro Bestellung; die Gruppierung nach Tag oder Monat folgt in Kürze.
Wählen Sie gemeinsam mit Ihrer Steuerkanzlei den passenden Workflow für Ihre Buchhaltung.
Sind die erstellten Rechnungen echte Pennylane-Rechnungen?
Ja. Order Invoicer erstellt Kundenrechnungen im Rechnungsmodul von Pennylane, mit dessen Nummerierung und PDF: Es sind keine bloßen Buchungssätze. Eine abgeschlossene Rechnung kann an Ihre zugelassene Plattform übermittelt werden, siehe Übermittlung an die PA.
Wie fakturiere ich nur B2B-Bestellungen?
Stellen Sie Zu fakturierende Kunden auf Nur Geschäftskunden oder geben Sie unter Bestellungen nach Tag filtern einen Tag wie B2B ein. Siehe Rechnungen aus Bestellungen. Um Verkäufe an Privatkunden als Buchungssätze statt als Rechnungen zu erfassen, siehe Buchungssätze aus Bestellungen.